3. Phase: Die Durchführung 

In der dritten Phase stehen die Mitarbeiter im Mittelpunkt des Geschehens. Die Kommunikation mit und unter den Mitarbeitern ist essenziell für das Gelingen eines Projektes. Projektressourcen, ob Mitarbeiter, Material oder Informationen hierüber transparent zu veröffentlichen und zu teilen gehört zu den Kernaufgaben von M365.

Die Akzeptanz für M365 unter den Mitarbeitern ist hoch. Teammitglieder, die noch nicht so erfahren in der Arbeit mit Teams, SharePoint, One Drive und Co. sind, arbeiten sich schnell ein, da die gängigsten Programme am bekannten Platz zu finden und wie gewohnt anzuwenden sind. Sollten im Projektteam M365- „Newbies“ sein, haben sich Teams- „Buddies“ bewährt, die mit Tipps und Tricks helfen können. 

Eine SharePoint-Website mit Tipps und Tricks zu M365 ist schnell erstellt und kann von den Mitarbeitern selbst aktualisiert werden. 

Mit den Planner in M365 koordinieren Sie bereits das Projekt- „Kick-Off“, das selbstverständlich auch für externe Mitarbeiter als Teams-Meeting stattfindet.  

Wer nicht schon bei der Projektplanung eingebunden war, kann sich über den Projektplan auf der Teamwebsite informieren. Die persönlichen Aufgaben werden über Planner und ToDo zugewiesen, ebenso die Deadlines festgelegt.  

Die Koordination der einzelnen Projektgewerke kann über Teams in Teams und Kanäle gesteuert werden. Die Mitarbeiter können sich themenzentriert und ortsunabhängig im Chat organisieren und abstimmen. 

Die Projektleitung möchte wissen, wie die Stimmung im Projektteam ist, wie sicher die Projektumsetzung beim Einzelnen „sitzt“? Anonyme „Forms“-Umfragen fördern die Arbeitsmoral und erstellen schnell solide Ergebnisse.  

Aber auch personalisierte Anfragen wie:

• Projektanträge: Erstellen Sie ein Formular für Projektanträge, um die wertvollen Ideen von Teammitgliedern zu sammeln und zu bewerten. 
• Feedback-Sammlung: Nutzen Sie Umfragen, um Feedback zu verschiedenen Aspekten des Projekts zu sammeln. 
• Aufgabenverwaltung: Verwenden Sie Formulare, um den Status von Aufgaben zu verfolgen und Berichte zu erstellen. 
• Ressourcenplanung: Sammeln Sie Informationen über die Verfügbarkeit von Teammitgliedern, um die Ressourcenplanung zu erleichtern. 
• Schulungsformulare: Es gibt immer wieder neue Verordnungen und Anforderungen, die erneuert und aktualisiert werden und damit auch von jedem Mitarbeiter erlernt werden müssen. Prüfen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter und schärfen Sie das Profil Ihrer Mitarbeiter. 

Mitarbeiter und Projektmanager können mit Hilfe von M365 die Faktoren Ressourcen, Deadlines. Risiken und die Kommunikation im Projekt in Echtzeit überblicken und punktgenau zeitnah nachsteuern. 

Damit sind wir in der 4.Phase: Die Überwachung des Projektfortschritts.
Mehr dazu im nächsten Blogbeitrag.

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Ursula Hofmann

M365 Consultant und IT-Trainerin

 

Ursula Hofmann ist M365 Consultant mit langjähriger IT-Erfahrung als Mediengestalterin und IT-Trainerin