vom 09. August 2024
Projektmanagement mit M 365 - 5. Phase
Eine kollaborative Umgebung in M365 kann einen Projektabschlussbericht ersetzen. Alle Informationen und Dateien liegen zentral in meiner Teams-Umgebung. Sie sind auf dem neuesten Stand, für alle Beteiligten einsehbar. Wir sind also bestens informiert und können uns diese „Fleißarbeit“ sparen.
Für alle die einen Projektabschlussbericht und/oder eine Abschlusspräsentation für Ihre Stakeholder erstellen müssen und für die, die einen Projektabschlussbericht als Chance sehen, aus den Projekterfahrungen zu lernen oder als Möglichkeit die Leistungsfähigkeit des Projektteams darzustellen hier noch ein paar Tipps für die kollaborative Arbeit mit M365.
Hier bietet es sich an, einen eigenen Kanal für den Abschlussbericht zu erstellen.
Der Projektabschlussbericht oder auch die Projektdokumentation enthält nach
DIN 69901-2 die „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte.“
Für Projektmanagement unter Prince2 gilt der PMBOK-Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge).
Nach welcher Methode Sie auch arbeiten, nutzen Sie die kollaborativen Möglichkeiten von OneDrive und Planner. Weisen Sie die verschiedenen Kapitel des Abschlussberichts nach DIN-Norm oder PMBOK geeigneten Mitarbeitern zu. Diese bearbeiten bereits projektbegleitend und gemeinsam die vorgegebenen Themen und aktualisieren sie sobald nötig. Für den Bericht bietet sich Word an und für eine Projektpräsentation PowerPoint.
Für die einzelnen Kapitel dürfen ohne Angst vor Chaos mehrere Mitarbeiter eingesetzt werden. Die Versionsverwaltung von OneDrive organisiert die Dokumente hervorragend und für den einzelnen Mitarbeiter wird die „Fleißarbeit“ geringer.
Halten Sie in der kanaleigenen Datei-Ablage die Links zu den aktuellen Versionen der Dokumente vor, die während des Projekts entstanden sind: Projektstrukturplan, Terminplan, Kosten- und Ressourcenplan, Protokolle, Aktennotizen, Projektstatusberichte.
Bleiben noch die Punkte, die aus einem Projektabschluss-Workshop oder -Meeting offen geblieben sind. Diese sollten als „lessons learned“ abgearbeitet und gegebenenfalls als Verbesserungen in neue Projekte einfließen. Teams Center hilft Ihnen dabei, diese Änderungen in Vorlagen zu verwalten.
Hier endet unsere kleine Reihe zum Thema "Projektmanagement mit M365".
Lassen sie mir doch gerne ein Feedback oder Fragen zu diesem Beitrag da,
Ursula Hofmann
M365 Consultant und IT-Trainerin
Ursula Hofmann ist M365 Consultant mit langjähriger IT-Erfahrung als Mediengestalterin und IT-Trainerin