2.Phase: Die Planung

In der Projektplanung zeigt es sich, dass das Projektmanagement von M365 und seinen Möglichkeiten stark profitiert, da wir durch das Anlegen einer Projektumgebung in Teams viele Aufgaben bereits erledigt haben. Schauen wir uns die einzelnen Fragen genauer an:

a. Wo? Alle Informationen sammeln
b. Was und Warum? Ziele definieren
c. Wie? Struktur und Aufgaben festlegen
d. Wann? Zeiträume planen
e. Wer und wie viel? Ressourcen einteilen
f. Wie war's? Review-Prozess festlegen

Für a. gilt:

Wir kennen das „Wo“ bereits: Unsere SharePoint-Site beinhaltet die Projektinformationen, unser Team und seine Kanäle und Tools sind die Zentrale für Informationen und Kommunikations-Plattform und OneDrive und SharePoint sind die Speicher-Orte für Dateien.
Um alle guten Ideen der Teammitglieder festzuhalten, die in den Team-Meetings dann mitgeteilt werden, können wir mit Decisions Meetings von Anfang an zeitlich und thematisch strukturieren, Copilot hilft uns Inhalte in Echtzeit aufzuzeichnen.

Für b. bis c. gilt:

Die Antworten auf diese Fragen werden kollaborativ in Echtzeit erarbeitet, das daraus entstehende Pflichtenheft ist neben dem Projektplan auf der Team-Website veröffentlicht. Für die Erfassung des Projektplans ist OneNote meine erste Wahl, da es sich gut in Teams und Kanäle einbinden lässt und alle darauf zugreifen können. Jedem Teammitglied stehen die Ergebnisse auf der SharePoint-Site in Form von Blogbeiträgen, Listen, Dateien, Zeitplänen und transparenten Aufgabenverteilung im selben Moment zur Verfügung in dem sie entwickelt werden.

Für d. und e. gilt: 

Der neue in M365 integrierte Planner stellt seit diesem Frühjahr Gantt-Diagramme für die zeitliche Planung von Projekten zur Verfügung.
Und natürlich macht Planner das, was er schon immer gut konnte: Aufgaben an die Teammitglieder verteilen und Fortschritt und Status visualisieren.

Teammitglieder können Aufgaben anderen Teammitgliedern zuweisen und die Verantwortlichkeiten klar definieren. Dies hilft dabei, sicherzustellen, dass alle im Team wissen, welche Aufgaben ihnen zugewiesen wurden und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.

Planner bietet eine visuelle Übersicht über den Fortschritt der Aufgaben und Projekte. Die Teammitglieder können den Status von Aufgaben verfolgen, Aufgaben für alle sichtbar als "erledigt" markieren und den Fortschritt in Echtzeit anzeigen.

Und natürlich erleichtert die Einbindung in Teams die Kommunikation im Team. Fragen und offene Punkte können in Echtzeit per Chat oder Teamscall umgehend  geklärt werden.

Für f. gilt:

Der Review-Prozess wird über die Transparenz in M365 optimal unterstützt.

Die Kommunikationswege können klar definiert und terminiert werden, etwaige Genehmigungsprozesse bei Bedarf automatisiert werden.

Ein großer Pluspunkt beim Arbeiten mit M365 ist, dass ich mit dem „lessons learned“-Prozess nicht bis zum Projektabschluss warten muss. Die im Projekt gemachten Erfahrungen können sofort in eine SharePoint-Wissensdatenbank eingehen, für den Projektabschluss in OneNote dokumentiert und anderen Projekten zur Verfügung gestellt werden.

Im dritten Teil unserer Projektplanungsreihe stehen dann unsere Teammitglieder im Mittelpunkt. 
Lassen sie mir doch gerne ein Feedback oder Fragen zu diesem Beitrag da,

Ursula Hofmann

M365 Consultant und IT-Trainerin

 

Ursula Hofmann ist M365 Consultant mit langjähriger IT-Erfahrung als Mediengestalterin und IT-Trainerin