Mit der Überwachung eines Projekts ist der beständige Vergleich von SOLL- und IST-Zustand gemeint. Gemonitort werden Faktoren wie Aufwand, Zeit, Ressourcen.

Das sind die originären Aufgaben für PowerAutomate und Power BI.

Werden beispielsweise für den Bau eines Holzhauses eine besondere Art von Schrauben benötigt, kann der Bestand in Lists geführt werden und bei Unterschreitung einer Menge X eine Warnung mit Hinweis auf die Lieferzeiten mit PowerAutomate ausgelöst werden, die gleichzeitig einen Genehmigungsflow mit anschließender zeitnaher Order des Artikels beim Anbieter in Gang setzt. Über Dataverse und Web-API von PowerAutomate können in einem Flow auch bereits vorhandene Dritt-Systeme verbunden werden.

Und natürlich ist PowerAutomate sehr hilfreich, um benutzerdefinierte Benachrichtigungen einzurichten. So bleiben alle Teammitglieder stets informiert, wenn wichtige Meilensteine erreicht oder unerwartete Verzögerungen auftreten. Sie können ganz einfach festlegen, wann und wie Benachrichtigungen verschickt werden – ob per E-Mail, SMS oder direkt in Microsoft Teams. Dies sorgt für eine reibungslose Kommunikation und verhindert, dass wichtige Informationen untergehen.

Um zu gewährleisten, dass nur berechtigte interne und externe Mitarbeiter auf solche Informationen und Daten in Lists zugreifen und diese verändern können, kann Power-Apps mobile Anwendungen erstellen, die gezielt nur die Datenbereiche lesen, schreiben und bearbeiten lassen, die für den jeweiligen Nutzer freigegeben sind.

Power BI stellt dem Controlling benutzerfreundliche Dashboards mit visualisierten Projektdaten basierend auf den Echtzeitdaten zur Verfügung. Verzögerungen im Projektprozess, Verteuerungen von Material oder weiteren Ressourcen, positive wie negative Entwicklungen können sofort erfasst und ausgewertet werden. Um langfristig Prozesse und neue Projekte zu optimieren, können diese Zahlen hervorragend mit Power BI dokumentiert werden.

Mit Power BI lassen sich automatisierte Berichterstattungsfunktionen implementieren, die den gesamten Projektverlauf transparent machen. Diese Dashboards sind nicht nur optisch ansprechend, sondern auch intuitiv bedienbar, was die Analyse und das Verständnis der Daten erleichtern.

Und damit hilft Power BI auch bei unserem letzten Teil unserer Projektmanagement-Serie, dem Abschluss.